Asignación de tareas
Envíe una revisión o acción a una persona o grupo y deje claro qué debe ocurrir después.
Automatización de flujos documentales
Mantenga en movimiento revisiones, aprobaciones y tareas.
OpenKM ayuda a enviar cada documento a la persona adecuada, indicar cuál es la siguiente acción y conservar un historial visible de cada paso. Su equipo dedica menos tiempo a pedir actualizaciones por correo o averiguar quién tiene el archivo.
Capacidades principales
Una ruta clara desde la recepción hasta el cierre.
Revisiones y aprobaciones
Guíe los documentos por una secuencia acordada, manteniendo juntos el archivo, los comentarios y la información relacionada.
Avisos útiles
Informe a los participantes cuando una tarea sea asignada, completada, devuelta o requiera su atención.
Estado actual
Permita que los usuarios autorizados vean dónde está cada asunto, qué se completó y qué continúa pendiente.
Reglas del negocio
Use condiciones adecuadas para dirigir un documento por rutas distintas, por ejemplo, según el monto o el tipo documental.
Historial del proceso
Conserve una secuencia registrada de tareas y decisiones para revisión operativa y rendición de cuentas.
Aplicaciones prácticas
Útil para trabajos que siguen pasos conocidos.
Aprobación de facturas
Envíe una factura para verificación y aprobación según las personas, los montos y las excepciones definidos.
Revisión de contratos
Coordine la participación comercial, legal y gerencial sin perder de vista el documento actual ni la decisión pendiente.
Acuse de políticas
Distribuya una política aprobada, solicite la acción requerida y consulte qué acuses continúan pendientes.
Los workflows pueden comenzar con archivos de gestión documental, OCR y captura inteligente y sistemas empresariales conectados.
Antes de implementar
Comprenda el proceso real antes de automatizarlo.
Observe el trabajo actual
Identifique quién participa, qué decide cada persona, dónde aparecen retrasos y cómo se manejan los casos inusuales.
Pruebe un proceso útil
Use documentos representativos y decisiones reales para confirmar pasos, avisos, permisos y excepciones.
Prepare el uso diario
Acuerde responsabilidades, capacitación, pruebas, cambios y quién mantendrá el flujo después de su lanzamiento.
Nota de alcance: La disponibilidad y los límites de workflows dependen del plan seleccionado. El análisis del proceso, diseño, configuración, pruebas, optimización, capacitación, integraciones, personalización y gestión del proyecto son servicios profesionales definidos y facturados por separado, salvo inclusión expresa por escrito.
Preguntas frecuentes
Detalles importantes antes de elegir un plan.
¿El diseño del workflow está incluido con la suscripción?
No automáticamente. Un plan puede incluir cierta cantidad de workflows activos, mientras que el análisis, diseño, configuración, pruebas y capacitación se definen como servicios profesionales separados, salvo indicación escrita diferente.
¿OpenKM puede automatizar cualquier proceso empresarial?
OpenKM se adapta bien a muchos procesos centrados en documentos, pero la idoneidad depende de las decisiones, excepciones, permisos, volumen y conexiones requeridas. Estos elementos deben revisarse antes de confirmar alcance, precio o plazo.
¿Un workflow puede intercambiar información con otro sistema?
Las posibles integraciones deben evaluarse según el acceso técnico, los datos, la seguridad, las versiones y las responsabilidades. El análisis y desarrollo son servicios profesionales facturables salvo inclusión expresa.
OpenKM SaaS
Comience con un proceso que valga la pena mejorar.
Indíquenos qué documento inicia el trabajo, quién lo revisa, qué decisiones se requieren y dónde surgen retrasos. Podemos ayudarle a identificar un primer workflow práctico.