Calendarios de retención
Relacione reglas de conservación con tipos documentales, fechas, metadatos y políticas aprobadas.
Registros y cumplimiento
Mantenga los registros importantes organizados y disponibles cuando los necesite.
Reúna los registros que hoy están dispersos entre carpetas compartidas, correos y otros sistemas. OpenKM permite clasificarlos, aplicar reglas de retención, limitar el acceso, conservar su historial y recuperar evidencias.
Capacidades principales
Lleve las políticas a la práctica diaria.
Historial de auditoría
Consulte la actividad documental, las decisiones de workflow y los eventos administrativos cuando necesite rendición de cuentas.
Control de versiones
Conserve versiones anteriores y un historial confiable sin generar copias descontroladas.
Acceso según funciones
Limite información sensible por usuario, grupo o función y separe responsabilidades cuando sea necesario.
Revisiones y aprobaciones
Dirija contenido para revisión, confirmación, aprobación o una decisión autorizada de disposición.
Metadatos y búsqueda
Utilice campos estructurados, categorías y búsqueda de texto completo para encontrar la información adecuada.
Aplicaciones prácticas
Útil donde sea necesario conservar y encontrar evidencias.
Expedientes laborales y legales
Gestione documentos de empleados, contratos, acuerdos y correspondencia con el acceso apropiado.
Finanzas y operaciones
Mantenga juntas facturas, soportes, archivos de proveedores y registros de proyectos con su contexto.
Políticas y auditorías
Controle procedimientos, documentos de calidad, certificaciones y paquetes de evidencia para revisión.
Los programas de registros suelen apoyarse en gestión documental, workflows de revisión controlada y conexiones con sistemas empresariales.
Un ciclo de vida práctico
Dé a cada documento un camino claro desde su ingreso hasta su disposición final.
Capture y clasifique
Importe el contenido, identifique qué es y aplique los metadatos necesarios para buscarlo y gestionarlo.
Conserve y revise
Mantenga la información durante el periodo adecuado, notifique a los responsables y documente el resultado.
Disponga con autorización
Cuando la política lo permita, dirija la decisión mediante un proceso aprobado y conserve evidencia de responsabilidad.
Nota de alcance: OpenKM ofrece controles que pueden apoyar la gestión de registros y los programas regulatorios; por sí solo no hace que una organización cumpla una norma. El resultado depende de las obligaciones legales, las políticas internas, la configuración, la implementación y las prácticas operativas. El diseño de retención, migración, integraciones, workflows, capacitación, personalización, análisis de cumplimiento, desarrollo y gestión de proyecto son servicios profesionales salvo inclusión expresa en una propuesta aprobada.
Preguntas frecuentes
Detalles importantes antes de elegir un plan.
¿OpenKM garantiza el cumplimiento de una regulación específica?
No. OpenKM puede apoyar un programa mediante permisos, historial, workflows, metadatos y controles de retención. La organización sigue siendo responsable de sus requisitos legales, políticas, configuración y operación.
¿Puede administrar documentos activos y registros formales?
OpenKM puede gestionar documentos desde su creación y colaboración hasta su gobierno a largo plazo. El ciclo de vida, los permisos y la retención deben validarse según sus requisitos.
¿La configuración de retención está incluida en la suscripción?
No, salvo que se incluya expresamente por escrito. El análisis de políticas, diseño de retención, configuración avanzada, pruebas e implementación son servicios profesionales.
¿Puede OpenKM conectarse con otros sistemas?
Puede existir una opción mediante APIs, conectores o desarrollo personalizado. La viabilidad, el alcance y el precio requieren una revisión técnica.
OpenKM SaaS
Cree un programa de registros que su equipo pueda operar.
Indíquenos qué conserva, quién necesita acceso, cómo atiende las auditorías y dónde están hoy los documentos. Le ayudaremos a definir el software y los servicios profesionales apropiados.